Se você gerencia uma propriedade turística, provavelmente já ouviu falar de um PMS. E se você gerencia várias, é muito provável que já utilize um.
Mas o que é exatamente um PMS? Para que serve? É a mesma coisa que um Channel Manager? Pode substituir o Booking, Airbnb ou um sistema de controle financeiro?
A resposta curta é não.
Um PMS pode se tornar o centro operacional de um negócio de hospedagem turística. Centraliza reservas, calendários, hóspedes, tarefas, cobranças e boa parte do trabalho diário. Mas gerenciar melhor a operação não significa necessariamente saber se o negócio está ganhando o que deveria.
Vamos por partes.
O que é um PMS?
PMS são as siglas de Property Management System, ou sistema de gestão de propriedades.
No aluguel de temporada, um PMS é uma plataforma projetada para centralizar e automatizar boa parte da gestão diária de uma ou várias propriedades.
De um único lugar, pode permitir controlar reservas, calendários, preços, comunicações com hóspedes, limpezas, cobranças, tarefas da equipe e até mesmo determinados relatórios.
Dito de uma maneira simples:
Se as OTA são as vitrines onde você vende suas noites, o PMS é o centro a partir do qual você organiza boa parte do que acontece depois.
O que realmente faz um PMS?
As funcionalidades dependem de cada fornecedor, mas atualmente os PMS mais completos costumam reunir boa parte dessas ferramentas:
calendário de reservas;
conexão com Airbnb, Booking.com, Vrbo e outras OTA;
Channel Manager;
caixa de entrada unificada;
automação de mensagens;
gestão de limpezas e manutenção;
cobranças e pagamentos;
motor de reservas diretas;
gestão de tarifas;
tarefas para funcionários ou colaboradores;
relatórios operacionais;
liquidações a proprietários.
Algumas plataformas integram ainda preços dinâmicos, inteligência artificial, ferramentas de marketing, portais para proprietários ou conexões com fechaduras inteligentes e outros sistemas externos.
O objetivo é evidente: evitar ter informações espalhadas entre Booking, Airbnb, e-mails, WhatsApp, calendários e planilhas.
PMS e Channel Manager: não são exatamente a mesma coisa
É uma das confusões mais comuns.
O PMS gerencia a operação das propriedades.
O Channel Manager se ocupa principalmente de conectar os diferentes canais de venda.
Por exemplo, se você recebe uma reserva no Booking.com, o Channel Manager pode atualizar automaticamente a disponibilidade no Airbnb, Vrbo e nos outros canais conectados.
As conexões diretas por meio de API permitem ainda sincronizar, dependendo do canal, reservas, disponibilidade, tarifas e outros dados praticamente em tempo real. iCal, por outro lado, costuma se limitar fundamentalmente ao calendário e funciona por meio de atualizações periódicas.
Na prática, muitos PMS já incorporam seu próprio Channel Manager, portanto, ambas as ferramentas aparecem integradas dentro de uma mesma plataforma.
Um exemplo simples
Imagine que você gerencia dez propriedades.
Uma reserva entra pelo Airbnb.
O PMS pode receber essa reserva, bloquear as datas nos outros canais, incorporar os dados do hóspede, programar mensagens automáticas, gerar uma tarefa de limpeza e refletir a reserva no calendário geral.
Tudo isso pode acontecer sem que você precise fazê-lo manualmente.
Aí está grande parte do valor de um PMS: reduzir trabalho repetitivo e diminuir erros operacionais.
Quem realmente precisa de um PMS?
Não existe um número mágico de propriedades.
Um proprietário com uma única propriedade pode funcionar perfeitamente sem um PMS se tiver poucas reservas e uma operação simples.
No entanto, quanto maior o número de propriedades, canais, hóspedes e pessoas envolvidas, mais valor traz centralizar a informação.
Com cinco, dez, vinte ou cinquenta propriedades, gerenciar cada OTA separadamente pode rapidamente se tornar um problema.
Por isso, os PMS estão especialmente difundidos entre gestores profissionais e empresas de gestão de propriedades.
Quais são alguns dos PMS conhecidos?
Atualmente existem inúmeras soluções especializadas em aluguel de temporada.
Entre elas, encontramos plataformas como Hostaway, Guesty, Lodgify, OwnerRez, Hostfully, Smoobu, Amenitiz e muitas outras.
Não existe um PMS perfeito para todos os gestores.
Alguns são voltados para pequenos proprietários, outros para gestores médios e outros para empresas que administram centenas ou milhares de acomodações.
A escolha deve depender, entre outros fatores, de:
número de propriedades;
países em que você opera;
OTAs utilizadas;
qualidade das integrações;
automatizações necessárias;
gestão de proprietários;
contabilidade;
reservas diretas;
suporte;
facilidade de uso;
preço.
Então, um PMS controla também as finanças?
Até certo ponto.
Muitos PMS incorporam relatórios financeiros, liquidações de proprietários, cobranças, pagamentos ou determinados dados de receitas e despesas.
Mas aqui surge uma diferença importante.
Um PMS é projetado principalmente para fazer a operação funcionar.
Isso não significa necessariamente que atue como um diretor financeiro.
Pode te dizer que você faturou 8.000 euros este mês.
Mas a pergunta realmente importante é outra:
Quanto você ganhou?
E depois vêm muitas mais.
Quanto você está pagando realmente em comissões?
Quais reservas estão pendentes de cobrança?
Quais propriedades são realmente rentáveis?
Quais despesas estão aumentando?
Que parte de um investimento deve ser imputada a vários exercícios?
Qual é sua margem real?
Quais impostos você deve prever?
Você está cobrando corretamente os proprietários?
Há dinheiro que deveria ter entrado e ainda não está?
Aí começa outra camada de gestão distinta.
O PMS gerencia a operação. O diretor financeiro interpreta o negócio.
Essa diferença é importante.
Um PMS pode saber que uma reserva existe.
Um sistema financeiro deve entender quais são as consequências econômicas dessa reserva.
Pode saber:
quanto o hóspede pagou;
quanto a OTA reteve;
quanto corresponde ao proprietário;
quais despesas estão associadas;
quais impostos podem derivar;
qual margem realmente sobra;
se existe uma diferença entre o que foi reservado, o que foi cobrado e o que foi contabilizado.
São duas funções diferentes e, na verdade, complementares.
PMS + Gatavia: duas camadas distintas do mesmo negócio
A filosofia da Gatavia parte precisamente dessa separação.
Um PMS pode se tornar o centro operacional do gestor.
A Gatavia pretende se tornar seu centro financeiro.
O PMS organiza reservas, hóspedes, calendários e operações.
A Gatavia analisa receitas, despesas, comissões, cobranças, fiscalidade, rentabilidade, documentação e situação financeira.
Quando ambos os sistemas podem trocar informações, o gestor evita duplicar trabalho.
A reserva nasce no PMS.
A Gatavia recebe os dados e começa a leitura financeira.
Dessa forma, cada ferramenta faz aquilo para o que foi projetada.
Isso significa que você precisa de ambas as ferramentas?
Depende da sua situação.
Um pequeno proprietário pode gerenciar diretamente suas reservas e usar a Gatavia para controlar a parte econômica.
Um gestor profissional pode usar um PMS para centralizar toda sua operação e conectar posteriormente essa informação com a Gatavia para analisar o negócio.
O importante é entender que problema cada sistema resolve.
Porque acumular ferramentas não melhora necessariamente uma empresa.
Usar cada ferramenta para aquilo que faz melhor, sim.
A pergunta que um gestor deve se fazer
Durante anos, grande parte da tecnologia do aluguel de temporada se concentrou em uma pergunta:
Como gerenciamos mais reservas com menos trabalho?
Os PMS avançaram enormemente nessa direção.
Agora começa a ganhar importância outra pergunta:
Como sabemos se essas reservas estão realmente gerando um bom negócio?
Porque ter o calendário cheio não significa necessariamente ganhar mais.
E gerenciar perfeitamente vinte propriedades também não garante que essas vinte propriedades sejam rentáveis.
A profissionalização do setor passa provavelmente por unir ambas as coisas:
uma boa gestão operacional e uma boa gestão financeira.
E é aí que PMS e ferramentas como a Gatavia deixam de competir para se tornarem peças diferentes de um mesmo sistema.