Cuánto dinero tiene tu pyme atrapado en facturas sin cobrar: el ciclo de caja explicado con un ejemplo

Respuesta rápida

El ciclo de caja son los días que pasan desde que pagas a tus proveedores hasta que cobras a tus clientes. Se calcula así: días de cobro + días de existencias − días de pago. Cuanto más largo, más dinero necesita tu empresa solo para funcionar, aunque gane dinero.

La regla rápida: cada día de cobro equivale a tus ventas anuales divididas entre 365. Una pyme que factura 600.000 € al año tiene unos 1.644 € inmovilizados por cada día que tarda en cobrar. Si cobra a 75 días en vez de a 60, tiene unos 24.700 € más parados en facturas pendientes.

En España, la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad fija un plazo de pago entre empresas de 30 días si no se pacta otro, y prohíbe pactar más de 60 días naturales. Conocer tu ciclo de caja y esa norma te da argumentos para negociar, prever tu tesorería y pedir financiación sabiendo cuánto necesitas.

Lectura rápida Gatavia

• Beneficio y caja no son lo mismo: puedes facturar mucho y quedarte sin efectivo si cobras tarde y pagas pronto.
• Tres números bastan para empezar: días de cobro, días de pago y, si tienes stock, días de existencias.
• Crecer alarga el problema: si vendes más con el mismo ciclo, necesitas más caja.
• Vale igual para una consultora, una empresa industrial o una gestora de alojamientos.

Las tres piezas del ciclo de caja

Con esos datos, el ciclo de caja es: días de cobro + días de existencias − días de pago. Usa el mismo criterio en todas las cifras (con IVA o sin IVA). El saldo de clientes de tu balance incluye el IVA de las facturas, así que si lo comparas con ventas sin IVA el resultado sale algo más alto: lo importante es medirlo siempre igual y ver la tendencia.

El ejemplo: una consultora que gana dinero y siempre va justa de caja

Una consultora factura 600.000 € al año (sin IVA) y gasta 240.000 € en proveedores y servicios externos. No tiene existencias. Sus clientes le pagan de media a 75 días y ella paga a sus proveedores a 30 días. Cifras orientativas.

Esos 103.562 € son lo que en finanzas se llama necesidades operativas de fondos: dinero que la empresa tiene que poner (con su caja, con sus beneficios acumulados o con una póliza de crédito) solo para sostener el día a día. No aparece como gasto en la cuenta de resultados, pero sale de la cuenta del banco.

Qué pasa si cobra a 60 días

Si la consultora consigue que sus clientes le paguen a 60 días, el saldo de clientes baja a 98.630 € y libera 24.658 € de caja. Sin vender más ni recortar gastos.

Qué pasa si crece un 20 % con el mismo ciclo

Si factura 720.000 € y mantiene los 75 días de cobro, sus facturas pendientes suben a unos 147.900 €. Crecer le pide unos 20.700 € más de caja (descontando el aumento proporcional de proveedores). Por eso muchas pymes que crecen rápido se quedan sin liquidez justo cuando mejor les va.

Lo que dice la ley sobre los plazos de pago en España

La Ley 3/2004, de 29 de diciembre, de medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales, se aplica a los pagos entre empresas y entre empresas y Administración:

• Plazo por defecto: si el contrato no fija otro, 30 días naturales desde que se reciben las mercancías o se presta el servicio (artículo 4.1).
• Plazo máximo: las partes pueden ampliarlo, pero «en ningún caso» a más de 60 días naturales (artículo 4.3).
• Intereses de demora: si no se pactan, el tipo del Banco Central Europeo más ocho puntos porcentuales (artículo 7). El Ministerio de Hacienda publica en el BOE el tipo de cada semestre.
• Costes de cobro: además, una cantidad fija de 40 euros por factura que se suma a la deuda sin necesidad de pedirla (artículo 8).

No hace falta reclamar intereses a cada cliente para que esta norma te sea útil. Saber que tienes derecho a ellos te da una posición más firme cuando negocias plazos, y poner en tus condiciones generales el plazo de pago y la referencia a la Ley 3/2004 suele ser suficiente para que se respete.

Seis formas de acortar el ciclo de caja

1. Facturar el mismo día en que terminas el trabajo o el hito. Cada día de retraso en facturar es un día más de cobro.
2. Pactar el plazo por escrito en el presupuesto o el contrato, nunca más de 60 días si tu cliente es una empresa.
3. Pedir anticipos o hitos en proyectos largos: un 30 % al inicio cambia por completo la caja de una consultora.
4. Revisar cada semana los cobros vencidos y llamar el primer día de retraso, no al mes.
5. Domiciliar o cobrar con tarjeta en servicios recurrentes (cuotas mensuales, mantenimientos).
6. Negociar con proveedores plazos alineados con tus cobros, dentro de los mismos límites legales.

Y en una gestora de alojamientos

En una gestora el ciclo de caja tiene una trampa propia: en la cuenta entra dinero de reservas que en realidad es de los propietarios. Si mezclas ese dinero con el tuyo, el ciclo parece corto y la caja parece abundante. La forma correcta es calcular los días de cobro solo sobre tus propios ingresos (comisiones y servicios) y separar la deuda con los propietarios, como explicamos en tu gestora también es una pyme. Las plataformas suelen pagar después de la llegada del huésped, mientras que la limpieza y la lavandería se pagan al mes: también ahí hay un pequeño ciclo de caja que conviene medir.

Cómo usar este dato cada mes

• Calcula los días de cobro y de pago con el balance de cierre de mes y apúntalos en una tabla: lo importante es la tendencia.
• Usa el ciclo de caja para alimentar una previsión de tesorería a 13 semanas.
• Antes de pedir una póliza de crédito, calcula tus necesidades operativas de fondos: es la cifra que justifica cuánto necesitas y por qué.
• Si tu beneficio sube y tu caja no, revisa primero los días de cobro. En beneficio frente a flujo de caja lo explicamos con más detalle.

Preguntas frecuentes

¿Qué es el ciclo de caja de una empresa?

Es el número de días que pasan desde que la empresa paga a sus proveedores hasta que cobra a sus clientes. Se calcula sumando los días de cobro y de existencias y restando los días de pago.

¿Cuál es el plazo máximo de pago entre empresas en España?

60 días naturales. La Ley 3/2004 fija 30 días si no se pacta otro plazo y no permite pactar más de 60.

¿Cuánto dinero libera reducir un día el plazo de cobro?

Aproximadamente tus ventas anuales divididas entre 365. Con 600.000 € de ventas, unos 1.644 € por día.

¿Qué son las necesidades operativas de fondos?

El dinero que la empresa necesita para financiar su actividad diaria: lo que tiene pendiente de cobrar y en existencias, menos lo que tiene pendiente de pagar.

¿Puedo cobrar intereses a un cliente que paga tarde?

Sí. Si es una empresa, la Ley 3/2004 te da derecho a intereses de demora y a una indemnización fija de 40 euros por los costes de cobro, sin necesidad de pedirla expresamente.

¿Por qué mi empresa gana dinero pero no tiene caja?

Lo más habitual es que cobres más tarde de lo que pagas, que estés creciendo con el mismo ciclo o que tengas stock parado. El beneficio se registra al facturar; la caja llega al cobrar.

Fuentes oficiales

• Ley 3/2004, de 29 de diciembre, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales (artículos 4, 7 y 8, texto consolidado). BOE-A-2004-21830.
• Ley 15/2010, de 5 de julio, de modificación de la Ley 3/2004. BOE-A-2010-10708.
• Directiva 2011/7/UE del Parlamento Europeo y del Consejo, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales. DOUE L 48, de 23 de febrero de 2011.

Las cifras del ejemplo son orientativas. Este artículo es informativo y no sustituye el asesoramiento financiero, fiscal o legal adaptado a tu empresa.

¿Quieres ver estos números en tu empresa?

Si gestionas alojamientos, Dirección Financiera 360 te ayuda a ver tu caja, tus márgenes y tus plazos. Si tienes una pyme de otro sector o una consultora, en pymes.gatavia.com encontrarás dirección financiera externa para pymes: tesorería, previsiones, márgenes y cuadros de mando, trabajando con tu gestoría.

Marta – Gatavia