Saber que tus viviendas funcionan no es lo mismo que saber que tu empresa gana dinero. Muchas gestoras miden muy bien cada casa (ocupación, precio medio, reseñas) y casi nada de su propio negocio: cuánto deja cada contrato después de las horas del equipo y los desplazamientos, cuánta caja propia tienen o cuánto les cuesta captar una vivienda nueva.
Cuando gestionas alojamientos de otros, vives dentro del calendario: entradas, salidas, limpiezas, incidencias. Es lógico que tus números sean los de las casas. Pero tu empresa es una pyme como cualquier otra, con un equipo, unos costes fijos, una caja y unos clientes (los propietarios) que no todos son igual de rentables.
1. Dos cuadros de mando distintos
- Ocupación
- Precio medio por noche
- Ingresos por vivienda
- Reseñas y valoración
- Reservas por canal
Te dicen si el producto funciona.
- Margen por contrato (por propietario)
- Coste real del equipo por hora
- Caja propia de las próximas semanas
- Coste de captar una vivienda
- Dependencia de pocos propietarios
Te dicen si el negocio funciona.
La mayoría de programas de gestión (PMS) te dan muy bien el primer cuadro. El segundo casi siempre hay que construirlo aparte.
2. El ejemplo: tres viviendas, una comisión del 20 %
Una gestora cobra un 20 % de los ingresos por reservas. Calcula sus horas de trabajo (huéspedes, limpiezas, incidencias, revisiones, administración) a 25 € la hora de coste real del equipo, y cada vivienda le supone 360 € al año de software y herramientas. Cifras orientativas.
| Vivienda | Ingresos por reservas | Comisión (20 %) | Horas de equipo | Desplazamientos | Margen |
|---|---|---|---|---|---|
| Ático en el centro | 45.000 € | 9.000 € | 120 h = 3.000 € | 300 € | 5.340 € |
| Casa rural a 60 km | 18.000 € | 3.600 € | 110 h = 2.750 € | 1.200 € | −710 € |
| Estudio pequeño | 14.000 € | 2.800 € | 90 h = 2.250 € | 200 € | −10 € |
| Total | 77.000 € | 15.400 € | 320 h | 1.700 € | 4.620 € |
Visto desde fuera, la gestora «gestiona 3 viviendas y factura 15.400 €». Visto desde dentro, toda la empresa vive de un solo contrato.
Las horas no bajan al mismo ritmo que los ingresos: un estudio pequeño da casi tanto trabajo como un ático, y una casa lejana suma kilómetros en cada incidencia.
Qué se puede hacer con este dato
Revisar la comisión o poner un mínimo en viviendas pequeñas o lejanas.
Cobrar aparte los desplazamientos o las incidencias fuera de zona.
Elegir mejor qué casas captas: no todas las viviendas son buenos clientes.
Reducir horas con mensajes automáticos, check-in online o un equipo local.
3. La caja de la gestora no es el dinero que pasa por la cuenta
Muchas gestoras cobran las reservas de las plataformas y después liquidan a cada propietario. Durante unas semanas, en la cuenta hay mucho dinero que no es de la gestora. Es fácil sentir que hay caja cuando en realidad hay una deuda con los propietarios.
Si miras el saldo, parece que tienes 20.000 €. Tu caja real es la parte verde.
La forma sana de verlo es separar esos dos números. En este artículo sobre la prueba de los dos libros lo explicamos en detalle, y en beneficio frente a flujo de caja verás por qué se puede ganar dinero y quedarse sin efectivo.
4. Cinco números de empresa para mirar cada mes
Margen por contrato
Comisión menos horas, desplazamientos y herramientas de cada vivienda, como en el ejemplo.
Coste real por hora del equipo
Sueldos, seguridad social, vehículos y teléfono, divididos entre las horas trabajadas.
Caja propia a 13 semanas
Lo que entrará y saldrá de tu empresa, sin el dinero de los propietarios. Plantilla y ejemplo.
Coste de captar una vivienda
Horas comerciales, fotos, alta y puesta a punto, entre el margen mensual de esa casa: así sabes en cuántos meses lo recuperas. Si el margen es negativo, nunca.
Dependencia de pocos propietarios
Qué parte de tu margen viene de tus tres mayores clientes. En el ejemplo, todo el margen sale de uno solo: si ese propietario se va, la empresa entra en pérdidas. Lo analizamos en riesgo de concentración.
5. Señales de que hace falta mirar la empresa, no solo las casas
En resumen
Una gestora de alojamientos es una pyme de servicios: vende horas de trabajo a cambio de una comisión. Las casas pueden ir muy bien y la empresa no tanto. Mide también el margen por contrato, la caja propia y el coste de captar, y decide con esos números qué viviendas aceptar y cuánto cobrar.
Las cifras del ejemplo son orientativas. Cada gestora tiene sus propios costes y comisiones: haz la cuenta con los tuyos.