Se gestisci una casa vacanze, probabilmente hai sentito parlare di un PMS. E se gestisci più di una, è molto probabile che tu ne stia già utilizzando uno.
Ma cos'è esattamente un PMS? A cosa serve? È la stessa cosa di un Channel Manager? Può sostituire Booking, Airbnb o un sistema di controllo finanziario?
La risposta breve è no.
Un PMS può diventare il centro operativo di un'attività di alloggio turistico. Centralizza prenotazioni, calendari, ospiti, compiti, pagamenti e gran parte del lavoro quotidiano. Ma gestire meglio l'operatività non significa necessariamente sapere se l'attività sta guadagnando quanto dovrebbe.
Andiamo con ordine.
Cos'è un PMS?
PMS è l'acronimo di Property Management System, o sistema di gestione delle proprietà.
Nell'affitto turistico, un PMS è una piattaforma progettata per centralizzare e automatizzare gran parte della gestione quotidiana di una o più abitazioni.
Da un unico luogo può consentire di controllare prenotazioni, calendari, prezzi, comunicazioni con gli ospiti, pulizie, pagamenti, compiti del team e persino determinati report.
Detto in modo semplice:
Se le OTA sono le vetrine dove vendi le tue notti, il PMS è il centro da cui organizzi gran parte di ciò che accade dopo.
Cosa fa realmente un PMS?
Le funzionalità dipendono da ciascun fornitore, ma attualmente i PMS più completi tendono a riunire gran parte di questi strumenti:
calendario delle prenotazioni;
connessione con Airbnb, Booking.com, Vrbo e altre OTA;
Channel Manager;
inbox unificata;
automazione dei messaggi;
gestione delle pulizie e della manutenzione;
incassi e pagamenti;
motore di prenotazioni dirette;
gestione delle tariffe;
compiti per dipendenti o collaboratori;
report operativi;
liquidazioni ai proprietari.
Alcune piattaforme integrano inoltre prezzi dinamici, intelligenza artificiale, strumenti di marketing, portali per proprietari o connessioni con serrature intelligenti e altri sistemi esterni.
L'obiettivo è evidente: evitare di avere informazioni disperse tra Booking, Airbnb, email, WhatsApp, calendari e fogli di calcolo.
PMS e Channel Manager: non sono esattamente la stessa cosa
È una delle confusioni più comuni.
Il PMS gestisce l'operatività delle proprietà.
Il Channel Manager si occupa principalmente di connettere i diversi canali di vendita.
Ad esempio, se ricevi una prenotazione su Booking.com, il Channel Manager può aggiornare automaticamente la disponibilità su Airbnb, Vrbo e gli altri canali connessi.
Le connessioni dirette tramite API consentono inoltre di sincronizzare, a seconda del canale, prenotazioni, disponibilità, tariffe e altri dati praticamente in tempo reale. iCal, invece, tende a limitarsi fondamentalmente al calendario e funziona tramite aggiornamenti periodici.
Nella pratica, molti PMS incorporano già il proprio Channel Manager, quindi entrambi gli strumenti appaiono integrati all'interno di una stessa piattaforma.
Un esempio semplice
Immagina di gestire dieci abitazioni.
Una prenotazione arriva tramite Airbnb.
Il PMS può ricevere quella prenotazione, bloccare le date negli altri canali, inserire i dati dell'ospite, programmare messaggi automatici, generare un compito di pulizia e riflettere la prenotazione nel calendario generale.
Tutto questo può avvenire senza che tu debba farlo manualmente.
Qui sta gran parte del valore di un PMS: ridurre il lavoro ripetitivo e diminuire gli errori operativi.
Chi ha realmente bisogno di un PMS?
Non esiste un numero magico di abitazioni.
Un proprietario con una sola abitazione può funzionare perfettamente senza PMS se ha poche prenotazioni e un'operatività semplice.
Tuttavia, quanto maggiore è il numero di proprietà, canali, ospiti e persone coinvolte, tanto più valore porta centralizzare le informazioni.
Con cinque, dieci, venti o cinquanta abitazioni, gestire ogni OTA separatamente può rapidamente diventare un problema.
Per questo motivo i PMS sono particolarmente diffusi tra gestori professionisti e aziende di property management.
Quali sono alcuni dei PMS conosciuti?
Attualmente esistono numerose soluzioni specializzate nell'affitto turistico.
Tra queste troviamo piattaforme come Hostaway, Guesty, Lodgify, OwnerRez, Hostfully, Smoobu, Amenitiz e molte altre.
Non esiste un PMS perfetto per tutti i gestori.
Alcuni sono orientati a piccoli proprietari, altri a gestori medi e altri a aziende che amministrano centinaia o migliaia di alloggi.
La scelta dovrebbe dipendere, tra gli altri fattori, da:
numero di abitazioni;
paesi in cui operi;
OTA utilizzate;
qualità delle integrazioni;
automazioni necessarie;
gestione dei proprietari;
contabilità;
prenotazioni dirette;
supporto;
facilità d'uso;
prezzo.
Quindi, un PMS controlla anche le finanze?
Fino a un certo punto.
Molti PMS incorporano report finanziari, liquidazioni ai proprietari, incassi, pagamenti o determinati dati di entrate e spese.
Ma qui emerge una differenza importante.
Un PMS è progettato principalmente per far funzionare l'operazione.
Questo non significa necessariamente che agisca come un direttore finanziario.
Può dirti che hai fatturato 8.000 euro questo mese.
Ma la domanda realmente importante è un'altra:
Quanto hai guadagnato?
E poi ci sono molte altre.
Quanto stai pagando realmente in commissioni?
Quali prenotazioni sono in attesa di incasso?
Quali abitazioni sono realmente redditizie?
Quali spese stanno aumentando?
Quale parte di un investimento dovrebbe essere imputata a più esercizi?
Qual è il tuo margine reale?
Quali tasse devi prevedere?
Stai addebitando correttamente ai proprietari?
C'è denaro che avrebbe dovuto entrare e non è ancora arrivato?
Qui inizia un altro livello di gestione diverso.
Il PMS gestisce l'operazione. Il direttore finanziario interpreta l'attività.
Questa differenza è importante.
Un PMS può sapere che esiste una prenotazione.
Un sistema finanziario deve capire quali conseguenze economiche ha quella prenotazione.
Può sapere:
quanto ha pagato l'ospite;
quanto ha trattenuto l'OTA;
quanto spetta al proprietario;
quali spese sono associate;
quali tasse possono derivare;
quale margine rimane realmente;
se esiste una differenza tra quanto prenotato, quanto incassato e quanto contabilizzato.
Si tratta di due funzioni diverse e, in realtà, complementari.
PMS + Gatavia: due livelli distinti della stessa attività
La filosofia di Gatavia parte proprio da questa separazione.
Un PMS può diventare il centro operativo del gestore.
Gatavia intende diventare il suo centro finanziario.
Il PMS organizza prenotazioni, ospiti, calendari e operazioni.
Gatavia analizza entrate, spese, commissioni, incassi, fiscalità, redditività, documentazione e situazione finanziaria.
Quando entrambi i sistemi possono scambiarsi informazioni, il gestore evita di duplicare il lavoro.
La prenotazione nasce nel PMS.
Gatavia riceve i dati e inizia la lettura finanziaria.
In questo modo, ogni strumento fa ciò per cui è progettato.
Significa questo che hai bisogno di entrambi gli strumenti?
Dipende dalla tua situazione.
Un piccolo proprietario può gestire direttamente le proprie prenotazioni e utilizzare Gatavia per controllare la parte economica.
Un gestore professionale può utilizzare un PMS per centralizzare tutta la propria operatività e successivamente connettere quelle informazioni con Gatavia per analizzare l'attività.
È importante capire quale problema risolve ciascun sistema.
Perché accumulare strumenti non migliora necessariamente un'azienda.
Utilizzare ogni strumento per ciò che fa meglio, sì.
La domanda che un gestore dovrebbe porsi
Per anni, gran parte della tecnologia dell'affitto turistico si è concentrata su una domanda:
Come gestiamo più prenotazioni con meno lavoro?
I PMS hanno fatto enormi progressi in questa direzione.
Ora inizia a guadagnare importanza un'altra domanda:
Come sappiamo se queste prenotazioni stanno realmente generando un buon affare?
Perché avere il calendario pieno non significa necessariamente guadagnare di più.
E gestire perfettamente venti abitazioni non garantisce che quelle venti abitazioni siano redditizie.
La professionalizzazione del settore passa probabilmente per unire entrambe le cose:
una buona gestione operativa e una buona gestione finanziaria.
E qui è dove PMS e strumenti come Gatavia smettono di competere per diventare pezzi diversi di un unico sistema.