Una casa vacanze può generare decine di migliaia di euro all'anno e, tuttavia, essere gestita finanziariamente con poco più di un foglio di calcolo, vari estratti conto bancari e i dati forniti da Airbnb o Booking.
Il problema è che sapere quante prenotazioni hai non significa sapere come funziona il tuo business.
Un direttore finanziario per una casa vacanze serve proprio a rispondere a un altro tipo di domande:
- Quanto sto guadagnando realmente?
- Dove sto perdendo denaro?
- Cosa sta peggiorando?
- Cosa dovrei cambiare?
- Cosa posso fare per guadagnare di più o spendere meglio?
La risposta breve
Un direttore finanziario per una casa vacanze è un sistema che raccoglie i dati economici dell'alloggio, analizza la sua redditività e li trasforma in decisioni.
Non si limita a mostrare entrate e uscite.
Deve aiutare a capire:
- quanto guadagna realmente la casa;
- quanto costa mantenerla;
- quali prenotazioni lasciano più margine;
- quali spese stanno crescendo;
- quanti soldi mancano da incassare;
- come evolve la redditività;
- cosa dovrebbe essere corretto;
- e quali opportunità esistono per migliorare il risultato.
Un pannello mostra dati; un direttore finanziario aiuta a decidere cosa fare con essi.
Perché una casa vacanze ha bisogno di analisi finanziaria?
Perché una casa vacanze è anche una piccola unità economica.
Ha entrate, costi, clienti, fornitori, commissioni, investimenti, obblighi fiscali e periodi di alta e bassa domanda.
Ha anche decisioni che influenzano direttamente la sua redditività: aumentare o diminuire il prezzo di una notte, accettare un soggiorno di due giorni, mantenere una promozione, cambiare una politica di cancellazione, assumere un'impresa di pulizia, investire in un miglioramento, aprire più date o cambiare il canale di commercializzazione.
Tutte queste decisioni hanno conseguenze economiche.
Cosa fa normalmente un direttore finanziario in un'azienda
In un'azienda, il direttore finanziario non si limita a registrare fatture.
Analizza cosa sta succedendo con il denaro. Controlla entrate e costi. Confronta risultati. Rileva deviazioni. Prepara previsioni. Valuta investimenti. Identifica rischi. E aiuta a decidere cosa dovrebbe essere fatto dopo.
Applicare questa stessa logica a una casa vacanze significa passare da:
“Ho fatturato 4.000 € questo mese”
a:
“Ho fatturato 4.000 €, ho generato 2.350 € di risultato, il mio margine è sceso di sei punti e la principale causa è stata l'aumento dei costi e la riduzione della durata media del soggiorno.”
La seconda informazione consente di prendere decisioni.
Non è la stessa cosa di un PMS
Un PMS è fondamentale per gestire l'operatività degli alloggi.
Può aiutare a controllare prenotazioni, disponibilità, calendari, ospiti, comunicazioni, compiti e canali.
Ma la sua funzione principale è gestire l'operazione.
Un direttore finanziario risponde principalmente a un'altra domanda:
Come sta funzionando economicamente il business?
Entrambi gli strumenti possono integrarsi.
Non è nemmeno semplicemente contabilità
La contabilità registra e classifica operazioni secondo determinate regole.
È imprescindibile.
Ma il proprietario normalmente vuole sapere qualcosa di più immediato:
- Sto guadagnando denaro?
- Quanto?
- Sto guadagnando più o meno di prima?
- Perché?
- Cosa posso migliorare?
Un'analisi finanziaria utilizza informazioni contabili, operative e commerciali per rispondere a queste domande.
Le cinque aree che dovrebbe controllare
1. Entrate
Non solo quanto è stato prenotato.
È necessario distinguere tra prenotazioni effettuate, entrate generate, denaro incassato, denaro in sospeso, cancellazioni, rimborsi e commissioni.
Una prenotazione non è necessariamente denaro disponibile.
2. Spese
È necessario conoscere sia le spese dirette che quelle ricorrenti:
- pulizia;
- lavanderia;
- forniture;
- manutenzione;
- assicurazioni;
- software;
- consumabili;
- commissioni;
- servizi professionali;
- pubblicità;
- gestione.
E sapere come evolvono.
3. Redditività
Le entrate isolate dicono poco.
È necessario conoscere:
Risultato = entrate - spese
E poi analizzare indicatori come margine, profitto per prenotazione, costo per prenotazione, ADR, RevPAR, occupazione e risultato per periodo.
4. Futuro
Un direttore finanziario non dovrebbe guardare solo indietro.
Dovrebbe anche essere in grado di rispondere:
- Cosa ho previsto di incassare?
- Quali prenotazioni future ho?
- Quali spese prevedibili esistono?
- Come probabilmente terminerà il mese?
- E l'anno?
Il passato serve per capire. Il futuro serve per decidere.
5. Decisioni
Questo è il punto che cambia completamente l'approccio.
Non basta rilevare che il margine è sceso. È necessario cercare di capire perché.
E poi trasformare queste informazioni in un'azione possibile.
Problema: aumenta l'occupazione, ma scende il profitto.
Possibile causa: prezzi troppo bassi o troppe permanenze brevi.
Decisione da analizzare: rivedere ADR, soggiorno minimo e costo per prenotazione.
Questo è molto più utile che mostrare semplicemente un grafico.
Un esempio semplice
Immaginiamo una casa che questo mese presenta:
- Entrate: 5.800 €
- Spese: 2.300 €
- Risultato: 3.500 €
- Margine: 60,3 %
- Occupazione: 84 %
- ADR: 138 €
Fino a qui abbiamo informazioni.
Ora aggiungiamo contesto.
Il mese precedente:
- Entrate: 5.500 €
- Spese: 1.700 €
- Risultato: 3.800 €
- Margine: 69,1 %
Il fatturato è aumentato. Ma il profitto è sceso.
Esaminando i dati scopriamo più prenotazioni brevi, un numero maggiore di pulizie, un incremento delle commissioni e un maggiore consumo elettrico.
Ora esiste una decisione possibile.
Questo è il lavoro che dovrebbe svolgere l'analisi finanziaria.
Una casa può fatturare di più e guadagnare di meno?
Sì.
Se le entrate aumentano del 10 %, ma le spese crescono del 25 %, il business può peggiorare anche se il volume delle vendite è maggiore.
Per questo una delle idee più importanti nella gestione finanziaria è:
fatturato non è profitto.
E se il proprietario ha solo una casa?
Ha comunque senso.
Anche se la complessità è minore, ha ancora bisogno di sapere quanto guadagna, quanto spende, come dichiarare correttamente la sua attività, quali prenotazioni funzionano meglio, se sta incassando tutto, se sta migliorando e quali decisioni potrebbe prendere.
Una casa può essere un investimento di centinaia di migliaia di euro.
Non ha molto senso prendere decisioni guardando solo il saldo bancario.
Quando ci sono più case, il problema cresce
Per un gestore professionale la situazione è molto più complessa.
Supponiamo un portafoglio di 30 alloggi.
Ognuno ha diversi proprietari, prenotazioni, tariffe, piattaforme, spese, commissioni, redditività, incidenti e liquidazioni.
Il gestore ha bisogno di due visioni.
Visione globale
Come funziona il mio business di gestione?
Quanto sto fatturando?
Quanto sto guadagnando?
Cosa ho previsto?
Quali zone o tipi di casa funzionano meglio?
Visione per proprietà
Quanto genera questa casa?
Quanto spende?
Quale margine lascia?
Cosa devo liquidare al suo proprietario?
Sta migliorando o peggiorando?
L'utilità del direttore finanziario aumenta enormemente quando esiste un portafoglio.
Cosa dovrebbe rilevare automaticamente?
Idealmente, situazioni come:
- prenotazioni senza incasso;
- incassi in sospeso;
- spese duplicate;
- aumento anomalo dei costi;
- calo del margine;
- riduzione del prezzo medio;
- eccesso di commissioni;
- periodi con occupazione insufficiente;
- differenze tra prenotazione e incasso;
- case chiaramente meno redditizie rispetto alle altre.
L'obiettivo non è riempire l'utente di avvisi.
È mostrargli solo ciò che richiede attenzione.
Da “cosa è successo” a “cosa faccio ora”
Possiamo dividere la gestione finanziaria in tre livelli.
Livello 1: dati
Hai incassato 4.000 €.
Livello 2: analisi
Hai generato 2.300 € di profitto, un 12 % in meno rispetto al mese precedente.
Livello 3: decisione
Il tuo margine è sceso principalmente a causa dell'aumento del costo per prenotazione. Rivedi le permanenze brevi e la tariffa minima prima di ridurre i prezzi.
Il terzo livello è quello che si avvicina realmente al lavoro di un direttore finanziario.
E la fiscalità?
Fa anche parte della visione economica.
Ma è necessario differenziare risultato del business e risultato fiscale.
Non sono sempre uguali.
Il proprietario ha bisogno di sapere quanto sta guadagnando realmente e, inoltre, cosa deve dichiarare, quali spese possono avere trattamento fiscale e quali obblighi esistono nella sua situazione concreta.
Si tratta di due strati distinti di informazioni.
Quali domande dovrebbe poter rispondere?
Un buon direttore finanziario per affitti turistici dovrebbe aiutare a rispondere a domande come:
- Quanto sto guadagnando realmente?
- Quanto sto spendendo?
- Dove sta andando il mio denaro?
- Quale casa mi lascia più profitto?
- Quale sta peggiorando?
- Quanto ho in sospeso da incassare?
- Quanto incasserò nei prossimi mesi?
- Sto incassando correttamente tutte le mie prenotazioni?
- Quale spesa è aumentata?
- Questa casa mi conviene?
- Cosa posso fare per migliorare il suo risultato?
Il valore è nell'ultima domanda
Per anni, gran parte del software per alloggi è stato progettato per aiutare a gestire le prenotazioni.
Questo continua a essere fondamentale.
Ma quando l'operatività è sotto controllo, emerge un'altra necessità:
gestire economicamente il business.
E lì la domanda smette di essere:
“Cosa è successo?”
per diventare:
“Cosa dovrei fare ora?”
L'idea alla base di Gatavia
Gatavia parte proprio da questo presupposto.
Applicare a proprietari e gestori turistici strumenti che normalmente associamo a aziende di maggiori dimensioni:
- controllo finanziario;
- analisi di redditività;
- previsione;
- fiscalità;
- rilevamento di incidenti;
- confronto tra case;
- raccomandazioni per prendere decisioni.
Non per complicare la gestione. Proprio per ottenere l'effetto opposto.
Affinché un proprietario o gestore possa aprire il proprio business e comprendere rapidamente:
cosa sta succedendo, quanto sta guadagnando e cosa dovrebbe guardare dopo.
Questo è, in sostanza, ciò che significa avere un direttore finanziario per una casa vacanze.
Maggiore chiarezza. Maggiore tempo. Maggiore vita.