Wenn du eine Ferienwohnung verwaltest, hast du wahrscheinlich schon einmal von einem PMS gehört. Und wenn du mehrere verwaltest, ist es sehr wahrscheinlich, dass du bereits eines verwendest.
Aber was genau ist ein PMS? Wozu dient es? Ist es dasselbe wie ein Channel Manager? Kann es Booking, Airbnb oder ein Finanzkontrollsystem ersetzen?
Die kurze Antwort ist nein.
Ein PMS kann zum operativen Zentrum eines touristischen Unterkunftsgeschäfts werden. Es zentralisiert Buchungen, Kalender, Gäste, Aufgaben, Zahlungen und einen Großteil der täglichen Arbeit. Aber besseres Management bedeutet nicht unbedingt, dass man weiß, ob das Geschäft den Gewinn erzielt, den es sollte.
Schauen wir uns das genauer an.
Was ist ein PMS?
PMS steht für Property Management System, also ein System zur Verwaltung von Immobilien.
Im Ferienvermietungsbereich ist ein PMS eine Plattform, die entwickelt wurde, um einen Großteil des täglichen Managements einer oder mehrerer Immobilien zu zentralisieren und zu automatisieren.
Von einem einzigen Ort aus kann es ermöglichen, Buchungen, Kalender, Preise, Kommunikation mit Gästen, Reinigungen, Zahlungen, Aufgaben des Teams und sogar bestimmte Berichte zu steuern.
Einfach ausgedrückt:
Wenn die OTAs die Schaufenster sind, in denen du deine Nächte verkaufst, ist das PMS das Zentrum, von dem aus du einen Großteil dessen organisierst, was danach passiert.
Was macht ein PMS wirklich?
Die Funktionen hängen von jedem Anbieter ab, aber die umfassendsten PMS bieten in der Regel viele dieser Werkzeuge:
Buchungskalender;
Verbindung zu Airbnb, Booking.com, Vrbo und anderen OTAs;
Channel Manager;
vereinheitlichte Inbox;
Automatisierung von Nachrichten;
Verwaltung von Reinigungen und Wartung;
Zahlungen und Abrechnungen;
Direktbuchungsmaschine;
Preisverwaltung;
Aufgaben für Mitarbeiter oder Partner;
Betriebsberichte;
Abrechnungen an Eigentümer.
Einige Plattformen integrieren zudem dynamische Preise, künstliche Intelligenz, Marketing-Tools, Portale für Eigentümer oder Verbindungen zu intelligenten Schlössern und anderen externen Systemen.
Das Ziel ist offensichtlich: zu vermeiden, dass Informationen zwischen Booking, Airbnb, E-Mails, WhatsApp, Kalendern und Tabellen verstreut sind.
PMS und Channel Manager: Sie sind nicht genau dasselbe
Das ist eine der häufigsten Verwirrungen.
Das PMS verwaltet die Abläufe der Immobilien.
Der Channel Manager kümmert sich hauptsächlich um die Verbindung der verschiedenen Vertriebskanäle.
Wenn du beispielsweise eine Buchung über Booking.com erhältst, kann der Channel Manager automatisch die Verfügbarkeit auf Airbnb, Vrbo und den anderen verbundenen Kanälen aktualisieren.
Direkte Verbindungen über APIs ermöglichen zudem die Synchronisierung von Buchungen, Verfügbarkeit, Preisen und anderen Daten praktisch in Echtzeit, je nach Kanal. iCal hingegen beschränkt sich in der Regel auf den Kalender und funktioniert durch regelmäßige Aktualisierungen.
In der Praxis integrieren viele PMS bereits ihren eigenen Channel Manager, sodass beide Werkzeuge innerhalb einer Plattform integriert sind.
Ein einfaches Beispiel
Stell dir vor, du verwaltest zehn Immobilien.
Eine Buchung kommt über Airbnb.
Das PMS kann diese Buchung empfangen, die Daten in den anderen Kanälen blockieren, die Gästedaten einfügen, automatische Nachrichten planen, eine Reinigungsaufgabe generieren und die Buchung im allgemeinen Kalender anzeigen.
All dies kann geschehen, ohne dass du es manuell tun musst.
Das ist ein großer Teil des Wertes eines PMS: Wiederholende Arbeiten zu reduzieren und betriebliche Fehler zu verringern.
Wer braucht wirklich ein PMS?
Es gibt keine magische Zahl von Immobilien.
Ein Eigentümer mit einer einzigen Immobilie kann ohne PMS gut auskommen, wenn er nur wenige Buchungen und einen einfachen Betrieb hat.
Je mehr Immobilien, Kanäle, Gäste und beteiligte Personen es jedoch gibt, desto wertvoller wird es, die Informationen zu zentralisieren.
Mit fünf, zehn, zwanzig oder fünfzig Immobilien kann es schnell problematisch werden, jede OTA separat zu verwalten.
Deshalb sind PMS besonders unter professionellen Verwaltern und Unternehmen im Bereich Property Management weit verbreitet.
Welche bekannten PMS gibt es?
Derzeit gibt es zahlreiche spezialisierte Lösungen für die Ferienvermietung.
Darunter finden wir Plattformen wie Hostaway, Guesty, Lodgify, OwnerRez, Hostfully, Smoobu, Amenitiz und viele andere.
Es gibt kein perfektes PMS für alle Verwalter.
Einige sind auf kleine Eigentümer ausgerichtet, andere auf mittlere Verwalter und wieder andere auf Unternehmen, die Hunderte oder Tausende von Unterkünften verwalten.
Die Wahl sollte unter anderem von folgenden Faktoren abhängen:
Anzahl der Immobilien;
Länder, in denen du tätig bist;
Verwendete OTAs;
Qualität der Integrationen;
Notwendige Automatisierungen;
Verwaltung von Eigentümern;
Buchhaltung;
Direktbuchungen;
Support;
Benutzerfreundlichkeit;
Preis.
Kontrolliert ein PMS auch die Finanzen?
Bis zu einem gewissen Grad.
Viele PMS beinhalten Finanzberichte, Abrechnungen für Eigentümer, Zahlungen oder bestimmte Daten zu Einnahmen und Ausgaben.
Hier gibt es jedoch einen wichtigen Unterschied.
Ein PMS ist hauptsächlich darauf ausgelegt, den Betrieb am Laufen zu halten.
Das bedeutet nicht unbedingt, dass es als Finanzdirektor fungiert.
Es kann dir sagen, dass du in diesem Monat 8.000 Euro eingenommen hast.
Aber die wirklich wichtige Frage ist eine andere:
Wie viel hast du tatsächlich verdient?
Und dann kommen viele weitere Fragen.
Wie viel zahlst du tatsächlich an Provisionen?
Welche Buchungen stehen noch zur Zahlung aus?
Welche Immobilien sind wirklich rentabel?
Welche Ausgaben steigen?
Welcher Teil einer Investition sollte auf mehrere Jahre verteilt werden?
Wie hoch ist deine tatsächliche Marge?
Welche Steuern musst du einplanen?
Berechnest du die Eigentümer korrekt?
Gibt es Geld, das hätte eingehen sollen und noch nicht da ist?
Hier beginnt eine andere Schicht des Managements.
Das PMS verwaltet den Betrieb. Der Finanzdirektor interpretiert das Geschäft.
Dieser Unterschied ist wichtig.
Ein PMS kann wissen, dass eine Buchung existiert.
Ein Finanzsystem muss verstehen, welche wirtschaftlichen Konsequenzen diese Buchung hat.
Es kann wissen:
Wie viel hat der Gast bezahlt;
Wie viel hat die OTA einbehalten;
Wie viel gehört dem Eigentümer;
Welche Ausgaben sind damit verbunden;
Welche Steuern könnten anfallen;
Welcher tatsächliche Gewinn bleibt;
Ob es eine Differenz zwischen dem Reservierten, dem Eingenommenen und dem Verbuchten gibt.
Es sind zwei verschiedene und in der Tat komplementäre Funktionen.
PMS + Gatavia: zwei verschiedene Schichten des gleichen Geschäfts
Die Philosophie von Gatavia basiert genau auf dieser Trennung.
Ein PMS kann zum operativen Zentrum des Verwalters werden.
Gatavia möchte zu seinem finanziellen Zentrum werden.
Das PMS organisiert Buchungen, Gäste, Kalender und Abläufe.
Gatavia analysiert Einnahmen, Ausgaben, Provisionen, Zahlungen, Steuern, Rentabilität, Dokumentation und finanzielle Situation.
Wenn beide Systeme Informationen austauschen können, vermeidet der Verwalter doppelte Arbeit.
Die Buchung entsteht im PMS.
Gatavia erhält die Daten und beginnt mit der finanziellen Analyse.
So kann jedes Werkzeug das tun, wofür es entworfen wurde.
Bedeutet das, dass du beide Werkzeuge benötigst?
Es hängt von deiner Situation ab.
Ein kleiner Eigentümer kann seine Buchungen direkt verwalten und Gatavia nutzen, um den finanziellen Teil zu kontrollieren.
Ein professioneller Verwalter kann ein PMS verwenden, um seinen gesamten Betrieb zu zentralisieren und diese Informationen anschließend mit Gatavia zu verbinden, um das Geschäft zu analysieren.
Wichtig ist, zu verstehen, welches Problem jedes System löst.
Denn das Ansammeln von Werkzeugen verbessert ein Unternehmen nicht unbedingt.
Jedes Werkzeug für das zu nutzen, was es am besten kann, ja.
Die Frage, die sich ein Verwalter stellen sollte
Über Jahre hinweg hat sich ein großer Teil der Technologie im Bereich Ferienvermietung auf eine Frage konzentriert:
Wie verwalten wir mehr Buchungen mit weniger Arbeit?
Die PMS haben in dieser Richtung enorme Fortschritte gemacht.
Jetzt beginnt eine andere Frage an Bedeutung zu gewinnen:
Wie wissen wir, ob diese Buchungen tatsächlich ein gutes Geschäft generieren?
Denn einen vollen Kalender zu haben, bedeutet nicht unbedingt, mehr zu verdienen.
Und zwanzig Immobilien perfekt zu verwalten, garantiert auch nicht, dass diese zwanzig Immobilien rentabel sind.
Die Professionalisierung des Sektors wird wahrscheinlich darin bestehen, beides zu vereinen:
eine gute operative Verwaltung und eine gute finanzielle Verwaltung.
Und hier hören PMS und Werkzeuge wie Gatavia auf, zu konkurrieren, um verschiedene Teile eines gleichen Systems zu werden.