Dein PMS kann dir sagen, wie viele Buchungen du hast, welche Daten belegt sind und wie viel verkauft wurde. Aber es gibt eine viel wichtigere Frage für jeden Verwalter: Wie viel verdienst du wirklich?
Und es gibt noch eine weitere Frage, die oft im täglichen Betrieb außer Acht gelassen wird: Welche steuerlichen Auswirkungen hat alles, was in jeder Unterkunft passiert?
Buchungen zu verwalten ist nicht dasselbe wie ein Geschäft zu führen.
Das PMS löst einen grundlegenden Teil
Ein gutes PMS ist unerlässlich, wenn du touristische Unterkünfte verwaltest. Es zentralisiert Kalender, Buchungen, Kanäle, Gäste, Automatisierungen, Aufgaben und einen großen Teil des Betriebs.
Ohne es kann die Verwaltung mehrerer Unterkünfte schnell chaotisch werden.
Aber seine Hauptfunktion ist operativ: dir zu helfen, dass die Buchungen funktionieren.
Das Problem tritt auf, wenn du versuchst, finanzielle Fragen mit einem Werkzeug zu beantworten, das für etwas anderes gedacht ist.
Mehr Umsatz bedeutet nicht mehr Gewinn
Stell dir vor, dein Portfolio hat in diesem Monat 80.000 € Umsatz gemacht.
Diese Zahl allein sagt dir nicht, ob das Geschäft gut gelaufen ist.
Um das zu wissen, musst du viele weitere Dinge berücksichtigen:
- Provisionen von Booking, Airbnb und anderen Kanälen;
- Reinigungen und Wäsche;
- Wartung und Reparaturen;
- Versorgungsmittel;
- Software und externe Dienstleistungen;
- Provisionen des Verwalters;
- Ausgaben, die von jedem Eigentümer getragen werden;
- offene Zahlungen;
- Stornierungen und Rückerstattungen;
- und alle anderen Kosten, die die Marge beeinflussen.
Nur dann kannst du von „wir haben 80.000 € verkauft“ zu „das ist das tatsächliche Ergebnis, das das Portfolio erzielt hat“ übergehen.
Wenn du mehrere Unterkünfte verwaltest, benötigst du zwei Perspektiven
Als Verwalter reicht es nicht aus, jede Unterkunft einzeln zu betrachten.
Du musst wissen, was in deinem Unternehmen passiert und gleichzeitig, was in jeder Immobilie passiert.
Die Sicht auf dein Geschäft
- Wie viel hast du als Verwalter eingenommen?
- Wie viel hast du ausgegeben?
- Wie hoch ist deine Marge?
- Wie viel steht noch zur Zahlung aus?
- Welche Prognose hast du für die nächsten Monate?
- Welche Gebiete oder Unterkunftstypen bringen dir die besten Ergebnisse?
Die Sicht auf jede Unterkunft
- Wie viel hat sie generiert?
- Wie viel hat es gekostet, sie zu betreiben?
- Welche Marge bleibt?
- Verbessert sie sich oder verschlechtert sie sich?
- Gibt es Buchungen, die nicht mit den Einnahmen übereinstimmen?
- Was musst du dem Eigentümer auszahlen?
Hier hören die Buchungsdaten auf, ausreichend zu sein.
Und dann ist da die Besteuerung
Das wirtschaftliche Ergebnis und das steuerliche Ergebnis sind nicht genau dasselbe.
Du kannst eine reale Ausgabe haben, die deine Kasse beeinflusst und eine spezifische steuerliche Behandlung hat. Du kannst Investitionen haben, die abgeschrieben werden müssen. Es kann Unterschiede zwischen dem Zeitpunkt geben, an dem du eine Buchung erhältst, und dem Steuerzeitraum, dem sie zugeordnet ist.
Außerdem kann sich die Situation ändern, je nachdem, wer der Eigentümer ist, wie die Unterkunft genutzt wird, das Gebiet und die Art der Ausgaben, wenn du mehrere Unterkünfte verwaltest.
Deshalb sollte die Frage nicht nur lauten:
„Wie viel habe ich fakturiert?“
Sondern auch:
„Wie viel habe ich wirklich verdient und welcher Teil dieser gesamten Aktivität hat steuerliche Relevanz?“
Kleine Fehler multiplizieren sich in einem Portfolio
Eine Buchung ohne zugehörigen Einnahmen kann wie ein kleines Problem erscheinen.
Eine doppelte Ausgabe ebenfalls.
Eine falsch eingegebene Provision, eine offene Zahlung oder eine Stornierung, die nicht korrekt erfasst wurde, können wochenlang unbemerkt bleiben.
Aber wenn du 10, 20 oder 50 Unterkünfte verwaltest, hören diese kleinen Unterschiede auf, klein zu sein.
Sie werden zu Geld.
Deshalb haben wir Gatavia Check entwickelt
Gatavia Check überprüft die wirtschaftlichen Informationen deiner Unterkünfte und sucht nach Unterschieden, Vorfällen und Punkten, die Aufmerksamkeit benötigen.
Die Idee ist einfach: dich nicht zu zwingen, Buchung für Buchung, Einnahme für Einnahme und Ausgabe für Ausgabe zu überprüfen, um herauszufinden, ob etwas nicht stimmt.
Du solltest Gatavia öffnen können und schnell sehen, was in Ordnung ist und was du dir ansehen musst.
Denn das Ziel ist nicht, mehr Daten zu haben.
Es ist zu wissen, was du mit ihnen tun sollst.
Du kannst kostenlos starten
Du musst dein PMS nicht wechseln, um Gatavia auszuprobieren.
Dein PMS kann weiterhin die operativen Aufgaben übernehmen, während Gatavia dir hilft, den finanziellen Teil, die Rentabilität, die Vorfälle und die Besteuerung zu bearbeiten.
Teste Gatavia kostenlos und führe deinen ersten Gatavia Check durch, um herauszufinden, was wirklich mit den Zahlen deiner Unterkünfte passiert.
Mehr Klarheit. Mehr Zeit. Mehr Leben.