Wenn ein Verwalter eine Ferienwohnung für einen Eigentümer verwaltet, ist eine der wichtigsten Aufgaben jeden Monat, klar zu erklären, was mit seinem Geld passiert ist.
Wie viel wurde eingenommen. Welche Buchungen wurden eingezogen. Welche Ausgaben sind angefallen. Welche Provision steht dem Verwalter zu. Welchen Betrag sollte der Eigentümer letztendlich erhalten.
Eine gute monatliche Abrechnung sollte nicht einfach nur eine Endsumme sein. Sie muss es dem Eigentümer ermöglichen, ohne eigene Berechnungen zu verstehen, wie dieses Ergebnis zustande gekommen ist.
Die kurze Antwort
Eine monatliche Abrechnung einer Ferienwohnung sollte mindestens Folgendes enthalten:
- abgerechneter Zeitraum;
- Wohnung und Eigentümer;
- Buchungen des Zeitraums;
- Bruttoeinnahmen;
- Plattformprovisionen;
- andere zurechenbare Ausgaben;
- Provision des Verwalters;
- Steuern, wenn zutreffend;
- Anpassungen oder Korrekturen;
- Netto-Betrag zugunsten des Eigentümers;
- Status der Einzahlungen und Auszahlungen.
Die Grundformel lautet:
Betrag, der dem Eigentümer abgerechnet werden soll = eingezogene Einnahmen - zurechenbare Ausgaben - Provision des Verwalters - andere Anpassungen
Aber eine gute Abrechnung erfordert mehr als nur die Anwendung dieser Formel.
1. Den Zeitraum klar definieren
Als erstes sollte angegeben werden, welcher Zeitraum abgerechnet wird.
Zum Beispiel: Abrechnung: 1. bis 31. August 2026
Das scheint offensichtlich zu sein, vermeidet jedoch viele Probleme, wenn Buchungen in einem Monat beginnen und in einem anderen enden, Vorauszahlungen oder Zahlungen von Plattformen, die Tage nach dem Aufenthalt erfolgen.
Der Verwalter sollte immer dasselbe Kriterium anwenden.
2. Die Wohnung und den Eigentümer identifizieren
Die Abrechnung sollte klar den Namen der Wohnung, den Eigentümer, den Verwalter, den Zeitraum und das Ausstellungsdatum angeben.
Wenn ein Eigentümer mehrere Wohnungen hat, ist es am nützlichsten, die Informationen zu jeder Immobilie zu trennen. So kann er sehen, welches Ergebnis jede einzelne erzielt.
3. Die enthaltenen Buchungen anzeigen
Der Eigentümer sollte sehen können, welche Buchungen Teil der Abrechnung sind.
| Buchung | Termine | Kanal | Betrag |
|---|---|---|---|
| Buchung 1 | 3.-7. August | Booking | 620 € |
| Buchung 2 | 11.-15. August | Airbnb | 710 € |
| Buchung 3 | 20.-24. August | Direkt | 680 € |
Bruttoeinnahmen: 2.010 €
Diese Nachverfolgbarkeit ist wichtig. Eine Abrechnung, die nur sagt „Einnahmen des Monats: 2.010 €“, zwingt den Eigentümer, sich auf eine Zahl zu verlassen, die er nicht leicht überprüfen kann.
4. Buchung, Einnahme und Zahlung unterscheiden
Hier tritt einer der häufigsten Fehler auf.
Eine Buchung entspricht nicht immer einer Zahlung, die im selben Monat erfolgt ist.
Es kann eine Buchung geben, die im August für Dezember erstellt wurde, eine heute eingezogene Vorauszahlung, einen Aufenthalt, der in diesem Monat stattfand, aber von einer Plattform im nächsten Monat bezahlt wurde, eine Stornierung, eine Rückerstattung oder eine ausstehende Zahlung.
Deshalb ist es wichtig, zwischen Folgendem zu unterscheiden:
- Reserviert
- Fakturiert
- Eingezogen
- Ausstehend
Die Abrechnung sollte dem zwischen Verwalter und Eigentümer definierten Kriterium folgen. Wichtig ist, dies konsistent zu halten.
5. Die Plattformprovisionen abziehen
Wenn eine Buchung von Booking mit 800 € erscheint, bedeutet das nicht unbedingt, dass die Unterkunft 800 € erhalten wird.
Es kann eine Provision des Portals, Bearbeitungsgebühren, Werbeaktionen, Rabatte oder andere Abzüge geben.
Die Abrechnung sollte dies verständlich darstellen.
Betrag Buchung: 800 €
Provision Booking: -120 €
Netto-Einnahmen: 680 €
6. Die dem Eigentümer zurechenbaren Ausgaben einbeziehen
Je nach Verwaltungsvertrag können bestimmte Ausgaben von den Einnahmen des Eigentümers abgezogen werden.
Zum Beispiel: Reinigung, Wäsche, Wartung, Reparaturen, Verbrauchsmaterialien, Produkte, Nachfüllungen, beauftragte Dienstleistungen oder genehmigte außerordentliche Ausgaben.
Wichtig ist, dass jede Ausgabe identifiziert werden kann.
Es sollte nicht einfach Sonstige Ausgaben: 432 € erscheinen.
Es ist viel besser, Folgendes zu zeigen:
- Reinigung: 220 €
- Wäsche: 80 €
- Schlossreparatur: 72 €
- Nachfüllung von Textilien: 60 €
Gesamt: 432 €
Der Eigentümer versteht sofort, was passiert ist.
7. Die Provision des Verwalters korrekt berechnen
Die Verwaltungsprovision kann je nach Vertrag unterschiedlich berechnet werden.
Zum Beispiel: Prozentsatz der Bruttoeinnahmen, Prozentsatz der Nettoeinnahmen, fester Betrag, Kombination aus Gebühr und Prozentsatz oder unterschiedliche Tarife je nach bestimmten Dienstleistungen.
Angenommen, eine Provision von 20 % auf Einnahmen von 2.010 €:
2.010 € × 20 % = 402 €
Es ist jedoch wichtig zu definieren, auf welcher Basis dies angewendet wird. Es ist nicht dasselbe, 20 % auf 2.010 € zu berechnen als auf 1.750 € nach Abzug der Provisionen.
Die Abrechnung sollte dies sichtbar machen.
8. Die Steuern korrekt trennen
Die Besteuerung der Provision des Verwalters und die des Eigentümers müssen nicht identisch sein.
Deshalb ist es ratsam, automatisch nicht wirtschaftliche Ergebnisse, zu übertragende Beträge, Rechnungen des Verwalters und steuerliche Verpflichtungen des Eigentümers zu vermischen.
Die Abrechnung dient dazu, die wirtschaftlichen Bewegungen zwischen Verwalter und Eigentümer zu erklären. Die Rechnung des Verwalters dokumentiert seine eigenen Dienstleistungen, wenn dies zutrifft.
Es sind verwandte Dokumente, aber sie sind nicht unbedingt dasselbe.
9. Anpassungen und Korrekturen hinzufügen
Nicht jeder Monat endet perfekt abgeschlossen.
Es kann eine Ausgabe aus dem vorherigen Monat, eine Rückerstattung, eine korrigierte Buchung, eine doppelte Zahlung, eine Stornierung, ein Schaden, eine ausstehende Zahlung oder eine mit dem Eigentümer vereinbarte Anpassung geben.
Diese Bewegungen sollten separat als Anpassungen erscheinen, nicht versteckt in anderen Konzepten.
Zum Beispiel:
- Korrektur Reinigung Juli: -45 €
- Rückerstattung Gast: -60 €
- Wiederhergestellte ausstehende Zahlung: +120 €
10. Den endgültigen Betrag des Eigentümers berechnen
Ein vollständiges Beispiel könnte sein:
- Bruttoeinnahmen: 4.500 €
- Plattformprovisionen: -620 €
- Reinigung und Wäsche: -500 €
- Wartung: -180 €
- Sonstige Ausgaben: -100 €
- Provision Verwalter: -900 €
- Anpassungen: +50 €
Netto-Betrag, der dem Eigentümer abgerechnet werden soll: 2.250 €
Das sollte eine der sichtbarsten Informationen im gesamten Dokument sein.
11. Auch das Ausstehende anzeigen
Eine professionelle Abrechnung sollte die ausstehenden Vorgänge nicht verbergen.
Zum Beispiel:
- Eingezogen: 4.500 €
- Ausstehend von Booking: 520 €
- Ausstehend von direkter Buchung: 300 €
- Gesamt ausstehend: 820 €
So kann der Eigentümer zwischen dem, was bereits wirtschaftlich vorhanden ist, und dem, was noch nicht eingezogen wurde, unterscheiden.
12. Wann sollte die Abrechnung erfolgen?
Viele Verwalter arbeiten mit monatlichen Abrechnungen.
Zum Beispiel: Abschluss am letzten Tag des Monats, Überprüfung in den ersten Tagen des folgenden Monats und Zahlung an den Eigentümer zwischen dem 5. und 10. Tag.
Aber es gibt kein einziges System, das für alle gültig ist. Die Häufigkeit sollte im Verwaltungsvertrag festgelegt werden.
Wichtig ist, dass es vorhersehbar ist.
13. Welche Dokumente können sie begleiten
Eine Abrechnung kann, wenn nötig, von Details zu Buchungen, Rechnungen, Belegen für Ausgaben, Rechnungen des Verwalters, Einnahmeübersichten, Überweisungsbelegen und Vorfällen des Zeitraums begleitet werden.
Es ist nicht notwendig, jeden Monat Dutzende von Dokumenten zu senden, wenn das System es ermöglicht, sie geordnet zu konsultieren. Aber sie sollten verfügbar sein.
14. Was sollte der Eigentümer auf einen Blick sehen?
Eine gute monatliche Zusammenfassung sollte es ermöglichen, sofort zu antworten:
- Wie viel hat meine Wohnung eingenommen?
- Wie viel wurde eingezogen?
- Wie viel wurde ausgegeben?
- Wie viel erhält der Verwalter?
- Wie viel steht mir zu?
- Was steht noch aus?
- Wie hat meine Wohnung in diesem Monat abgeschnitten?
Dieser letzte Punkt ist besonders wichtig.
Eine Abrechnung kann sich von einem rein administrativen Dokument zu einem echten Management-Tool entwickeln.
Beispiel einer monatlichen Abrechnung
Angenommen, eine Wohnung wurde im September verwaltet.
Einnahmen
- Airbnb: 1.850 €
- Booking: 1.420 €
- Direktbuchungen: 730 €
Gesamteinnahmen: 4.000 €
Ausgaben
- Plattformprovisionen: 480 €
- Reinigung: 420 €
- Wäsche: 140 €
- Wartung: 95 €
- Verbrauchsmaterialien: 65 €
Gesamtausgaben: 1.200 €
Verwaltung
Provision des Verwalters: 800 €
Ergebnis
Einnahmen: 4.000 €
Ausgaben: -1.200 €
Verwaltung: -800 €
Netto Eigentümer: 2.000 €
Wenn zudem 600 € ausstehend sind, die von einer Plattform eingezogen werden müssen, sollten diese separat angezeigt werden und nicht als bereits verfügbares Geld summiert werden.
Die Abrechnung dient auch zur Problemerkennung
Wenn alle Bewegungen korrekt zugeordnet sind, können Situationen auftreten, die sonst unbemerkt bleiben.
Zum Beispiel: Buchungen ohne zugehörige Einnahmen, höhere Provisionen als erwartet, doppelte Ausgaben, ausstehende Zahlungen, Unterschiede zwischen dem Betrag der Buchung und dem erhaltenen Betrag, Ausgaben, die der falschen Wohnung zugeordnet sind, oder Stornierungen, die weiterhin als Einnahme angezeigt werden.
Eine gute Abrechnung dient nicht nur dazu, den Eigentümer zu bezahlen. Sie funktioniert auch als finanzielle Kontrolle.
Wenn Sie viele Wohnungen verwalten
Mit zwei oder drei Immobilien ist es möglich, einen Teil dieser Kontrolle manuell aufrechtzuerhalten.
Mit zwanzig, fünfzig oder hundert Wohnungen ändert sich das Problem völlig.
Jede Immobilie hat ihre Buchungen, Zahlungen, Ausgaben, Provisionen, Eigentümer, vertraglichen Bedingungen, Vorfälle und Abrechnungen.
Der Verwalter muss wissen, wie viel er jedem Eigentümer schuldet, ohne Stunden mit dem Abgleichen von Tabellen, Bankauszügen und Plattformen zu verbringen.
Der Eigentümer will keine Tabelle: Er will sein Geld verstehen
Das ist wahrscheinlich der wichtigste Punkt.
Eine professionelle Abrechnung sollte nicht durch die Menge an Daten beeindrucken. Sie sollte leicht verständlich sein.
Der Eigentümer möchte wissen: „Meine Wohnung hat dies generiert, dies wurde ausgegeben und mir steht dies zu.“
Wenn er dann tiefer eintauchen möchte, sollte er die Details einsehen können.
Von der Abrechnung zur Verwaltung
Gatavia betrachtet die Abrechnung der Eigentümer als Teil eines umfassenderen Finanzsystems.
Buchungen generieren Einnahmen. Die Ausgaben werden der entsprechenden Wohnung zugeordnet. Die Provisionen des Verwalters werden gemäß den festgelegten Bedingungen berechnet. Die ausstehenden Bewegungen bleiben identifiziert.
Und die Abrechnung fasst all diese Informationen zusammen, um klar zu erklären, wie viel dem Eigentümer zusteht und wie dieses Ergebnis erzielt wurde.
Aber die Informationen sollten nicht dort enden.
Der Verwalter muss auch wissen, welche Wohnungen die größte Marge generieren, welche an Rentabilität verlieren und wo Probleme auftreten, die eine Entscheidung erfordern.
Denn gute Verwaltung besteht nicht nur darin, den Monat korrekt abzurechnen. Es geht darum, zu verstehen, was mit jeder Wohnung passiert.
Mehr Klarheit. Mehr Zeit. Mehr Leben.