Die Verwaltung mehrerer Ferienwohnungen und das Wissen, wie viel jede einbringt, bedeutet nicht, zu wissen, welche wirklich die rentabelste ist.
Eine Unterkunft kann mehr Geld einbringen als eine andere und dennoch weniger Gewinn abwerfen. Sie kann eine höhere Belegung haben, aber auch höhere Provisionen. Sie kann viel Umsatz generieren, aber zu viel für Reinigung, Wartung oder Versorgungskosten ausgeben.
Deshalb führt es oft zu falschen Schlussfolgerungen, wenn man bei der Verwaltung mehrerer Unterkünfte nur Einnahmen oder Belegung vergleicht.
Die kurze Antwort
Um herauszufinden, welche Unterkunft rentabler ist, müssen mindestens folgende Punkte verglichen werden:
- Einnahmen;
- Ausgaben;
- Betriebsergebnis;
- Gewinnmarge;
- Belegung;
- ADR;
- RevPAR;
- Provisionskosten;
- Kosten pro Buchung;
- Entwicklung über die Zeit.
Die Unterkunft mit dem höchsten Umsatz muss nicht die sein, die den meisten Gewinn abwirft.
Die wirklich wichtige Kennzahl ist, wie viel Gewinn jede Immobilie im Verhältnis zu den Ressourcen, die sie verbraucht, produziert.
Umsatz und Rentabilität sind nicht dasselbe
Angenommen, ein Verwalter verwaltet zwei Unterkünfte.
Unterkunft A
Jahreseinnahmen: 45.000 €
Ausgaben: 24.000 €
Ergebnis: 21.000 €
Unterkunft B
Jahreseinnahmen: 38.000 €
Ausgaben: 13.000 €
Ergebnis: 25.000 €
Unterkunft A hat 7.000 € mehr Umsatz. Aber Unterkunft B erzielt 4.000 € mehr Gewinn.
Wenn wir nur die Verkäufe betrachten, könnten wir denken, dass Unterkunft A besser läuft. Das ist jedoch nicht der Fall.
Die Marge hilft, den Unterschied zu verstehen
Die Marge zeigt, welcher Prozentsatz der Einnahmen in das Ergebnis umgewandelt wird.
Marge = Ergebnis / Einnahmen × 100
Unterkunft A: 21.000 / 45.000 × 100 = 46,7 %
Unterkunft B: 25.000 / 38.000 × 100 = 65,8 %
Die zweite Unterkunft wirft nicht nur mehr Geld ab. Sie nutzt auch jeden Euro, den sie einnimmt, viel besser aus.
Die Belegung kann ebenfalls täuschen
Angenommen:
Unterkunft A: 90 % Belegung
Unterkunft B: 73 % Belegung
Auf den ersten Blick scheint Unterkunft A eindeutig besser zu laufen.
Aber sie könnte Nächte zu einem zu niedrigen Preis verkaufen.
Wenn die zweite Unterkunft höhere Tarife erzielt und ihre Kosten besser kontrolliert, kann sie mit weniger belegten Nächten mehr Gewinn erzielen.
Deshalb sollten Belegung, ADR und RevPAR gemeinsam analysiert werden.
ADR: Wie viel Einnahmen pro verkaufter Nacht
ADR steht für Durchschnittlicher Tagespreis.
Es ist der durchschnittliche Preis, der pro belegter Nacht erzielt wird.
ADR = Einnahmen aus Unterkunft / verkaufte Nächte
Beispiel:
Einnahmen: 3.000 €
Belegte Nächte: 20
ADR: 150 €
Diese Kennzahl ermöglicht den Vergleich der Fähigkeit jeder Unterkunft, ihre Nächte zu besseren Preisen zu verkaufen.
RevPAR: Wie viel jede verfügbare Nacht produziert
RevPAR steht für Einnahmen pro verfügbarem Zimmer.
In einer Ferienunterkunft hilft es zu verstehen, wie viel Einnahmen jede Nacht generiert, die hätte verkauft werden können.
RevPAR = Einnahmen / verfügbare Nächte
Angenommen:
Einnahmen: 3.000 €
30 verfügbare Nächte.
RevPAR: 100 €
Zwei Unterkünfte können den gleichen ADR haben und völlig unterschiedliche Ergebnisse erzielen, wenn eine viel höhere Belegung hat.
Aber weder ADR noch RevPAR zeigen den Gewinn
Das ist ein sehr wichtiger Punkt.
Eine Unterkunft kann einen hervorragenden RevPAR haben und gleichzeitig übermäßige Kosten.
- teure Reinigung;
- hoher Energieverbrauch;
- ständige Wartung;
- hohe Plattformprovisionen;
- zu viele Rabatte;
- höhere Verwaltungskosten.
Deshalb müssen die kommerziellen Kennzahlen mit den finanziellen Daten abgeglichen werden.
Was ein Verwalter vergleichen sollte
| Indikator | Unterkunft A | Unterkunft B | Unterkunft C |
|---|---|---|---|
| Einnahmen | 45.000 € | 38.000 € | 42.000 € |
| Ausgaben | 24.000 € | 13.000 € | 19.000 € |
| Ergebnis | 21.000 € | 25.000 € | 23.000 € |
| Marge | 46,7 % | 65,8 % | 54,8 % |
| Belegung | 90 % | 73 % | 81 % |
| ADR | 137 € | 158 € | 145 € |
In wenigen Sekunden wird deutlich, dass die Immobilie mit dem höchsten Umsatz nicht unbedingt die ist, die am besten funktioniert.
Die Kosten pro Buchung sind ebenfalls wichtig
Eine Unterkunft kann viele Kurzbuchungen generieren. Das kann die Reinigung, Wäsche, Verbrauchsmaterialien, Kommunikation, Check-in, Vorfälle und Arbeitsbelastung erhöhen.
Eine andere Unterkunft kann weniger Buchungen haben, aber längere Aufenthalte.
Zwei Immobilien mit ähnlichen Einnahmen können sehr unterschiedliche Betriebskosten haben.
Deshalb ist es sinnvoll, die durchschnittlichen Kosten pro Buchung und den durchschnittlichen Gewinn pro Buchung zu analysieren.
Die durchschnittliche Aufenthaltsdauer kann alles verändern
Angenommen, zwei Unterkünfte. Beide verkaufen 20 Nächte.
Unterkunft A erhält 10 Buchungen von zwei Nächten.
Unterkunft B erhält 4 Buchungen von fünf Nächten.
Wenn jeder Wechsel des Gastes 70 € Reinigungskosten verursacht:
Unterkunft A: 10 × 70 € = 700 €
Unterkunft B: 4 × 70 € = 280 €
Der Unterschied beträgt 420 € für die gleichen belegten Nächte.
Die durchschnittliche Aufenthaltsdauer kann einen enormen Einfluss auf die Marge haben.
Auch die Provisionen müssen betrachtet werden
Nicht alle Kanäle kosten gleich viel.
Eine Unterkunft, die stark von bestimmten Plattformen abhängig ist, kann höhere Akquisitionskosten haben als eine andere mit mehr Direktbuchungen.
Deshalb ist es wichtig zu wissen:
- Prozentsatz der Buchungen pro Kanal;
- durchschnittliche Provision;
- Gesamtkosten der Distribution;
- Prozentsatz der Direktbuchungen.
Eine Unterkunft, die 50.000 € Umsatz erzielt und 8.000 € für die Distribution zahlt, hat nicht dasselbe Ergebnis wie eine andere, die dasselbe erzielt und nur 3.000 € zahlt.
Welche Unterkünfte mehr Arbeit erfordern
Für einen Verwalter gibt es außerdem einen weiteren Kostenfaktor, der oft nicht direkt in der Buchhaltung erscheint: die Zeit.
Eine Unterkunft kann ständig Fragen von Gästen, Wartungsprobleme, Buchungsänderungen, Reklamationen, Schwierigkeiten mit Eigentümern oder Reinigungsprobleme verursachen.
Eine andere kann praktisch von selbst funktionieren.
Wenn beide die gleiche Verwaltungsprovision generieren, bringen sie dem Verwalter nicht den gleichen Wert.
Deshalb sollte ein professioneller Verwalter nicht nur die Rentabilität des Eigentümers kennen, sondern auch die Rentabilität, die jede Unterkunft für sein eigenes Unternehmen darstellt.
Rentabilität für den Eigentümer und für den Verwalter
Eigentümer
Will wissen: Wie viel Geld generiert meine Unterkunft nach ihren Ausgaben?
Verwalter
Muss wissen: Wie viel Einnahmen erziele ich durch die Verwaltung dieser Unterkunft und wie viel Arbeit und Kosten verursacht sie?
Eine Unterkunft kann für den Eigentümer sehr rentabel sein und für den Verwalter wenig attraktiv. Oder umgekehrt.
Ein gutes System sollte in der Lage sein, beides zu analysieren.
Vergleich von Zeiträumen ist ebenfalls entscheidend
Ein Bild eines einzigen Monats kann täuschen.
August kann außergewöhnlich und November sehr schwach sein.
Deshalb sollte jede Unterkunft mit dem Vormonat, dem gleichen Monat des Vorjahres, dem jährlichen Gesamtbetrag, dem Budget und dem Rest des Portfolios verglichen werden.
Dies ermöglicht es, Trends zu erkennen.
Ein kleiner Rückgang kann auf ein größeres Problem hinweisen
Angenommen, eine Unterkunft hat folgende Ergebnisse:
- Mai: 3.100 € Gewinn
- Juni: 2.900 €
- Juli: 2.600 €
- August: 2.300 €
Die Immobilie verdient weiterhin Geld, aber das Ergebnis sinkt seit vier Monaten.
Die Akquisitionskosten könnten steigen, der durchschnittliche Preis könnte sinken oder die Ausgaben könnten steigen.
Wenn wir nur das aktuelle Ergebnis betrachten, könnten wir das Signal verlieren.
Welche Fragen sollte ein Verwalter beantworten können
Ein Verwalter mit zehn, zwanzig oder hundert Unterkünften sollte schnell wissen können:
- Welche bringt mehr ein?
- Welche lässt mehr Gewinn?
- Welche hat die bessere Marge?
- Welche hat die höhere Belegung?
- Welche verkauft zu einem besseren Preis?
- Welche verursacht höhere Ausgaben?
- Welche zahlt höhere Provisionen?
- Welche benötigt mehr Arbeit?
- Welche verbessert sich?
- Welche verschlechtert sich?
Und vor allem: Welche Entscheidung sollte ich in jedem Fall treffen?
Die Reihenfolge der Unterkünfte reicht nicht aus
Ein Ranking zu erstellen kann nützlich sein.
Aber zu wissen, dass eine Unterkunft auf Platz 8 von 10 ist, löst nichts.
Wichtig ist zu verstehen, warum.
Es könnte notwendig sein, die Preise zu erhöhen, eine Promotion zu reduzieren, die Mindestaufenthaltsdauer zu verbessern, mehr Direktbuchungen zu suchen, einen Dienst neu zu verhandeln, Kosten zu überprüfen, die Konversion zu verbessern, den Verbrauch zu kontrollieren oder die Verfügbarkeit anzupassen.
Daten haben Wert, wenn sie zu einer Handlung führen.
Das Problem mit Tabellenkalkulationen
Mit wenigen Unterkünften ist es möglich, diese Analyse manuell durchzuführen.
Aber jede Immobilie fügt Buchungen, Einnahmen, Ausgaben, Provisionen, Eigentümer, Abrechnungen, Kalender und Vorfälle hinzu.
Das Problem wächst nicht linear.
Jede neue Unterkunft vervielfacht die Vergleiche, die angestellt werden müssen.
Von der Verwaltung von Unterkünften zur Verwaltung eines Portfolios
Ein professioneller Verwalter verwaltet keine isolierten Immobilien.
Er verwaltet ein Portfolio von Vermögenswerten.
Das bedeutet, dass er eine globale Sicht benötigt und gleichzeitig in der Lage sein muss, ins Detail jeder Unterkunft einzutauchen.
Gatavia betrachtet diese Verwaltung aus einer finanziellen Perspektive.
Nicht nur: „Ich habe 25 Unterkünfte.“
Sondern: „Ich weiß, was wirtschaftlich in jeder meiner 25 Unterkünfte passiert.“
Was sie generieren. Was sie ausgeben. Welche Marge sie abwerfen. Was sich verändert. Und wo eine Gelegenheit oder ein Problem besteht.
Die wahre Frage
Zu wissen, welche Unterkunft die rentabelste ist, ist nützlich.
Aber die wirklich interessante Frage ist eine andere:
Warum ist sie rentabler und was kann ich von ihr lernen, um den Rest zu verbessern?
Das ist der Sprung von der Datenbeobachtung zur Geschäftsführung.
Und das ist genau die Logik eines Finanzdirektors, die auf das Tourismusmanagement angewendet wird.
Mehr Klarheit. Mehr Zeit. Mehr Leben.